SAP projecten worden veelal bestempeld als complexe en moeizame trajecten. Desondanks blijken er na onderzoek toch meer succesvolle dan mislukte projecten afgerond te worden, waarin vijf kritische succesfactoren een cruciale rol spelen.

1. Kwaliteit projectteam
Met stip bovenaan staat de kwaliteit van het projectteam. Dit wordt enerzijds bepaald door de inhoudelijke senioriteit van de SAP consultants en anderzijds de capaciteit om de vertaalslag naar de business te kunnen maken. Zowel de vertaalslag naar de bedrijfsprocessen (procesinzicht) als het samenwerken (opleiden) met de eindgebruikers is van groot van belang voor de uiteindelijke acceptatie.

2. Commitment opdrachtgever
Het commitment van de opdrachtgever voor, tijdens en na de uitvoering van het project is van groot belang voor het uiteindelijke projectsucces. De klassieke factoren tijd, geld en kwaliteit zijn niet meer de enige succesfactoren van een project, die als vanzelfsprekend door de projectmanager werden ‘gemanaged’. De opdrachtgever en projectmanager zijn er samen verantwoordelijk voor dat het project de doelstellingen van de organisatie ondersteund. Zeker in het geval ERP implementaties met een grote business impact is de betrokkenheid van de opdrachtgever een belangrijke succesfactor.

3. Betrokkenheid gebruikersorganisatie
Doordat SAP implementaties veelal procesaanpassingen en -veranderingen tot gevolg hebben heeft de gebruikersorganisatie een belangrijke rol in het meedenken en het nemen van ontwerpbeslissingen. Door vanaf het begin van het project de belangrijkste key-users onderdeel te maken van het project verloopt de overdracht geleidelijk en is de acceptatiegraad vele malen hoger. Naast het betrekken van de key-users, zorgen regelmatige demo’s en een gezamenlijke werkvloer voor extra betrokkenheid.

4. Projectplan & planning
Ondanks dat een gedegen projectplan inclusief planning een aangenomen voorwaarde is om een SAP project te starten, is dat geen sinecure. Met behulp van ASAP biedt SAP een goed framework voor implementaties, maar ieder project heeft zijn eigen doelstellingen, scope en prioriteiten. Om hier een compleet beeld van te krijgen dient de projectmanager de belangrijkste stakeholders te betrekken bij het schrijven van zijn projectplan en het opstellen van de planning. Vervolgens moet de uitvoering van het project ook daadwerkelijk volgens het plan worden uitgevoerd en heeft stuurgroep een belangrijke rol in het bewaken van de faseovergangen gedurende het projecten en het regelmatig ‘challengen’ van de business case.

5. Proces-inzicht
Zoals eerder aangegeven hebben SAP projecten vaak procesaanpassingen en – veranderingen tot gevolg waardoor het inzicht in de bedrijfsprocessen een belangrijke sleutel tot succes is. In veel gevallen spelen de key-users een belangrijke rol bij het verschaffen van inzicht in de vaak specifieke bedrijfsprocessen die niet de in standaard SAP oplossing beschikbaar zijn. Juist de specifieke bedrijfsprocessen dienen tijdens de blauwdruk fase geïdentificeerd te worden om verrassingen in een later stadium van het project te voorkomen.

Ondanks dat deze top 5 wellicht geen schokkende nieuwe inzichten geeft en er in de literatuur ook regelmatig onderzoek is gedaan naar de kritische succesfactoren van ERP projecten hoop ik dat het in ieder geval een goede geheugensteun is bij aanvang van een volgend SAP project!