Na de introductie van het begrip ‘ERP’ door Gartner in de jaren negentig, hebben er in de voorbijgaande jaren veel ontwikkelingen plaatsgevonden en is het aanbod aan ERP-systemen omvangrijk. Het besluit om over te gaan naar een (nieuw) ERP-systeem en het daaropvolgende selectieproces wordt mede daardoor steeds complexer. Ook in de literatuur zijn er verschillende inzichten met betrekking tot ERP selectietrajecten. Een stappenplan kan inzicht en houvast geven gedurende dit selectietraject.

0. Rechtvaardig de keuze voor een ERP systeem
De implementatie van een ERP-systeem vraagt om een duidelijke bedrijfsvisie en doelstellingen. Aangezien ERP implementaties een directe impact hebben op de bedrijfsprocessen is het van belang dat de bedrijfsprocessen zijn afgestemd op de IT-strategie, wat betekent dat een ERP-systeem binnen deze strategie moet passen (Holland and Light, 1999). Wees zeer kritisch in het boven tafel krijgen van de rechtvaardiging en neem geen genoegen met algemene rechtvaardigingen zoals: inefficiënte bedrijfsprocessen, inaccurate/ incomplete data of onvoldoende rapportagemogelijkheden. Hier geldt: beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald!

1. Samenstellen selectieteam
De eerste echte stap in het selectietraject is het samenstellen van een selectieteam bestaande uit een senior executive (sponsor), projectmanager, inkoper en senior managers van de betrokken afdelingen. Het selectieteam, onder leiding van de projectmanager, bestaat idealiter uit 6 tot 8 personen voor een effectief besluitvormingsproces. Als voorzitter van de het selectieteam is er een belangrijke evangelistische rol weggelegd voor de sponsor, waarbij het aankomt op besluitvaardigheid en leiderschap. De dagelijkse aansturing van het selectietraject is belegd bij de projectmanager met als belangrijkste opdracht het interacteren met alle stakeholders, zodat alle eisen, wensen, zorgen en aanbevelingen worden geadresseerd.

2. Business Process (Re)Design (BPR)
De volgende stap in het selectietraject is het in kaart brengen en optimaliseren van zowel de huidige als toekomstige bedrijfsprocessen en waarborgen dat deze in lijn zijn met de business visie (Davenport and Short, 1990). De combinatie van het herstructureren van bedrijfsprocessen en het automatiseren van processen middels IT leiden tot een hogere efficiëntie en effectiviteit (Hammer, 1990). In navolging van BPR is de toepassing van LEAN en de daarop aansluitende Agile aanpak een zeer effectieve toepassing in deze stap van het selectietraject.

3. Opstellen Programma van eisen en wensen
Op basis van het procesontwerp kunnen vervolgens de bedrijfseisen en gebruikerswensen worden beschreven in het programma van eisen en wensen. Een handvat voor het opstellen van de selectiecriteria is het ISO 9126 model (Chi-Tai Lien and Hsiao-Ling Chan, 2007).

4. Opstellen Business Case
Een grote investering zoals een ERP-implementatie moet geëvalueerd en gerechtvaardigd worden op meerdere vlakken. Een belangrijke factor voor de rechtvaardiging van de effectiviteit van het voorgestelde project is de identificatie van de mate waarin de implementatie bijdraagt aan de bedrijfsstrategie (Fitzgerald, 1998). Verschillende indicatoren en technieken, zoals ROI en balanced scorecards kunnen hiervoor gebruikt worden. Houd ook rekening met het afzetten van de benefits tegen de technische, organisatorische, menselijke, financiële en tijdsbepalende beperkingen (Stefanou, 2000).

5. Pakketselectie
Op basis van het programma van eisen en wensen en de business case kan een short list van ERP pakketten worden samengesteld. Een shortlist bestaat idealiter uit minimaal 3 en maximaal 5 ERP systemen. Hou bij de selectie van de ERP-systemen ook rekening met de gewenste basismodules en toekomstige uitbreidingsmogelijkheden.

6. Request For Information (RFI)
In veel gevallen wordt het RFI proces overgeslagen in het proces van leveranciersselectie en in plaats daarvan wordt direct een RFP proces opgestart. Het voordeel van een RFI proces is dat het helpt om relatief snel en goedkoop informatie te verzamelen en een short list van potentiele leveranciers kan worden opgesteld (Scardino, 2006).

7. Request For Proposal (RFP)
De leveranciers die in de RFI fase zijn geselecteerd voor de RFP fase krijgen de mogelijkheid om aan de hand van de business case een demonstratie te geven. Belangrijke elementen die een rol spelen in de uiteindelijke leveranciersselectie zijn: toegevoegde waarde, ervaring, commitment, financiële positie en het afrekenmodel. Tevens verdient het de aanbeveling om referentiebezoeken te organiseren.

8. Contractonderhandeling
Op basis van een principe-akkoord met de gekozen leverancier en het geselecteerde ERP-systeem, is de laatste stap in het selectietraject de contractonderhandeling. Besteed in de contractonderhandeling uitgebreid aandacht aan licentiekosten, onderhoudskosten, servicekosten en het afrekenmodel.

Referenties:

• Holland, C.P. and Light, B. “A Critical Success Factors Model for ERP Implementation”, IEEE Software, May/June 1999, pp.30-35.
• Fitzgerald, G. “Evaluating Information Systems Projects: A Multidimensional Approach”, Journal of Information Technology, (13), 1998, pp.15-27.
• Davenport, T.H. and Short, J.E. “The New Industrial Engineering: Information Technology and Business Process Redesign”, Sloan Management Review, (31:4), 1990, pp.11-27.
• Hammer, M. (1990). ‘Reengineering work: don’t automate, obliterate’. Harvard Business Review, 68, 4, July-August, 104-112.
• Chi-Tai Lien and Hsiao-Ling Chan. “A Selection Model for ERP System by Applying Fuzzy AHP Approach” International Journal of The Computer, the Internet and Management Vol. 15.No.3 (September – December, 2007) pp 58-72
• Scardino, Lorrie. (10 April 2006). Effective Use of an RFI Adds Value to IT Services Procurements. Gartner.
• Stefanou, Constantinos J., “The Selection Process of Enterprise Resource Planning (ERP) Systems” (2000). AMCIS 2000 Proceedings. Paper 418.